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RIMBORSI CHILOMETRICI

Cosa bisogna sapere?

26 ottobre 2018
  • Che cosa sono? Per rimborsi chilometrici si intendono le indennità cui ha diritto il personale dipendente e non, qualora utilizzi la propria autovettura per fini aziendali. 
  • Come si calcola il costo chilometrico? Il costo chilometrico è determinato prendendo come riferimento le tariffe ACI, che sono ufficialmente riconosciute dall’Amministrazione finanziaria e dall’Inps. Le tariffe vengono calcolate in base a specifici parametri quali: categoria del veicolo, marca automobilistica, tipo di alimentazione, periodo di utilizzo e km percorsi. 
  • L’automezzo a chi deve essere intestato per avere il rimborso? Non è indispensabile che il dipendente abbia la proprietà del mezzo, essendo sufficiente la semplice disponibilità dello stesso, come nel caso del noleggio effettuato direttamente dal lavoratore a proprio nome. Nel caso in cui l’autovettura sia di proprietà di un familiare, il dipendente deve essere in possesso di un contratto di comodato. Ovviamente, nel caso in cui il dipendente utilizzi mezzi aziendali nulla è dovuto. 
  • Come rimborso al mio dipendente (o collaboratore) il costo chilometrico? Per ottenere il rimborso il dipendente (o collaboratore) dovrà presentare all’azienda la c.d. “nota spese” debitamente sottoscritta. La stessa dovrà’ contenere tutte le informazioni che consentono di mostrare l’inerenza del viaggio all’attività aziendale (luogo di partenza, luogo di arrivo, finalità e percorrenza chilometrica).  
  • In quale documento viene evidenziato il rimborso? Le annotazioni relative ai rimborsi spese vanno eseguite sul Libro Unico del Lavoro anche se esenti fiscalmente e previdenzialmente. 
  • Il rimborso concorre a formare reddito IRPEF? Dipende: se il personale svolge trasferte fuori dal territorio comunale in cui ha sede l’azienda, il rimborso non concorre a formare reddito ai fini fiscali diversamente, se la trasferta viene svolta all’interno del territorio comunale il rimborso sarà riconosciuto quale reddito fiscalmente imponibile. 
  • E se voglio rimborsare ad un mio dipendente il tragitto casa-lavoro? Il tragitto casa-lavoro non costituisce mai ragione di servizio, se esso viene riconosciuto ad un dipendente, tale importo concorrerà alla formazione della base imponibile fiscale e previdenziale del soggetto beneficiario. 
  • Quindi il rimborso del tragitto casa-lavoro è sempre reddito imponibile? Dipende, la Legge di Bilancio 2018 ha modificato l’art. 51 del TUIR in materia di welfare aziendale. La norma ha infatti introdotto la possibilità per il datore di lavoro di riconoscere il rimborso delle spese sostenute dal lavoratore per l’acquisto di abbonamenti per il trasporto pubblico (locale,regionale o interregionale) per sé o per i propri familiari. 
  • Cosa deve fare il datore di lavoro? Il datore di lavoro può indennizzare tale spesa con l’anticipazione di somme in denaro al lavoratore per l’acquisto dell’abbonamento oppure acquistare direttamente i titoli di viaggio per i lavoratori. 
  • Posso farlo per un solo dipendete? No, la condizione imprescindibile affinché tali assegnazioni non entrino a far parte dell’imponibile è che le stesse siano destinate alla generalità dei lavoratori o a determinate categorie di essi. Inoltre la circolare n. 5/E 2018 dell’Agenzia delle Entrate afferma che per garantire l’esclusione dal reddito di lavoro dipendente di tale rimborso è necessario che il datore di lavoro acquisisca e conservi la documentazione attestante il corretto utilizzo delle somme da parte del lavoratore, coerentemente con le finalità per le quali le stesse siano state corrisposte.

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