Circolare AdE n.15 del 22/12/2025
La circolare conferma quanto già conosciuto.
Nel caso in cui la trasferta avvenga fuori dal territorio comunale esistono tre sistemi di ristoro delle spese sostenute dal lavoratore dipendente.
Il sistema forfetario prevede l’erogazione di un’indennità giornaliera al dipendente, determinata in via forfetaria, al netto delle spese di viaggio e trasporto. Gli importi di tale indennità giornaliera non concorrono alla formazione del reddito fino a euro 46,48 per le trasferte in Italia (elevati a euro 77,47 per le trasferte all’estero). I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito quando le spese stesse siano rimborsate sulla base di idonea documentazione mentre restano assoggettati a tassazione tutti i rimborsi di altre tipologie di spesa, anche se analiticamente documentati, corrisposti in aggiunta all’indennità di trasferta.
Nel sistema misto è corrisposto, in aggiunta all’indennità di trasferta, anche il rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio. In tal caso, la franchigia di euro 46,48 (elevata a euro 77,47 per le trasferte all’estero) è ridotta di un terzo in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto, nonché nei casi di alloggio o di vitto fornito gratuitamente, e di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio sia di quelle di vitto, o in caso di vitto e alloggio forniti gratuitamente. I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito quando sono effettuati sulla base di idonea documentazione, mentre ogni altro eventuale rimborso di spese (ulteriori rispetto a vitto, alloggio, viaggio e trasporto) è assoggettato interamente a tassazione.
Il sistema analitico consente la non concorrenza al reddito di lavoro dipendente delle somme rimborsate analiticamente al lavoratore sulla base di idonea documentazione attestante le spese di vitto e alloggio, viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e trasporto. È, inoltre, escluso da imposizione il rimborso di altre spese, ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio (ad esempio, la lavanderia, il telefono, le mance, etc.), anche non documentabili, se analiticamente attestate dal dipendente in trasferta, fino a un importo massimo giornaliero di euro 15,49 (elevate a euro 25,82 per le trasferte estere).
È opportuno precisare che la scelta per uno dei sistemi sopra esposti va fatta con riferimento all’intera trasferta
Ecco la novità: anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, non concorre a formare il reddito le indennità chilometrica, riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, i rimborsi delle spese di pedaggio debitamente documentate e i rimborsi delle spese di parcheggio comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta.
I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, per le trasferte o le missioni, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento.
Per quanto riguarda l'alloggio viene chiarito che si ritiene che rientri nell’obbligo di tracciabilità anche la spesa per l’imposta di soggiorno. Viene inoltre chiarito che i rimborsi delle spese per viaggi e trasporti diversi da quelli effettuati mediante taxi e NCC (quali, ad esempio, biglietti per trasporto di linea mediante autobus, treni, aerei, navi) non rientrino nella nuova previsione normativa, e rimangano, pertanto, esclusi dalla concorrenza alla formazione del reddito, a prescindere dalla modalità di pagamento utilizzata.
In ultimo, si precisa che il rispetto della condizione di tracciabilità è valido per le sole spese sostenute in Italia in occasione delle trasferte o missioni.
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